Hány órát tölt a csapata havonta menetlevél kitöltéssel? Ha 10 járműve van, a válasz valószínűleg 100+ óra. A sofőrök írják (vagy nem írják), az iroda ellenőrzi (vagy nem ellenőrzi), és NAV ellenőrzésnél mindenki pánikol.
Van erre jobb megoldás. A GPS nyomkövető automatikusan generálja a menetlevelet. A sofőrnek nem kell csinálnia semmit. A NAV elfogadja. És Ön havi 100 óra adminisztrációt spórol.
A kézi menetlevél 6 problémája
Ismerős valamelyik?
- A sofőr elfelejti kitölteni. Napok, hetek maradnak ki. Hó végén „emlékezetből” pótolják. Az adatok pontatlanok.
- A km adatok nem stimmelnek. Kerekítés, becslés, „nem emlékszem hol jártam kedden”. A NAV ezt nem fogadja el.
- NAV ellenőrzésnél bírság. Hiányos menetlevél = bírság. Egy ellenőrzés akár százezrekbe kerülhet.
- Magán és üzleti út nem különül el. Adózási kockázat. Ha nem tudja bizonyítani melyik út volt üzleti, az SZJA vonzata komoly.
- Havi 100+ óra adminisztráció. 10 sofőr x 22 munkanap x 30 perc = 110 óra/hó. Csak a menetlevél miatt.
- Papír alapú, elveszhet. Nem kereshető, nem archiválható rendesen. 5 év múlva kell a NAV-nak? Sok sikert a kereséshez.
Hogyan működik az automatikus menetlevél?
A GPS nyomkövető rendszer folyamatosan rögzíti a jármű mozgását. Ebből az adatból a szoftver automatikusan összeállítja a menetlevelet:
- A jármű elindul. A GPS érzékeli a mozgást. Rögzíti: időpont, helyszín, km-állás.
- Végig követi az útvonalat. Minden megálló, sebesség, időpont rögzítve.
- A jármű megáll. A rendszer lezárja az utat. A célcímet automatikusan felismeri a GPS koordinátából (reverse geocoding).
- Menetlevél kész. NAV formátum, minden kötelező mező kitöltve. PDF és Excel export egy kattintással.
A sofőr semmit nem csinál. Beül az autóba, vezet, kiszáll. A menetlevél magától készül.
Elfogadja a NAV?
Igen.
A NAV nem írja elő, hogy a menetlevelet kézzel kell kitölteni. Az előírás az, hogy ezeknek az adatoknak kell szerepelnie:
- Dátum
- Indulási és érkezési hely
- Km-állás indulásnál és érkezésnél
- Az út célja
- Magáncélú vagy üzleti út jelölés
A GPS alapú menetlevél mindezt automatikusan, pontosan rögzíti. Sőt, pontosabban mint a kézi kitöltés, mert GPS mérésen alapul, nem becslésen. A NAV-nak ez tökéletesen megfelel.
Hogyan különül el a magán és üzleti út?
Három módszer, Ön választ:
- Munkaidő alapú automatikus szétválasztás. Hétköznap 8:00-17:00 között = üzleti. Azon kívül = magáncélú. A legegyszerűbb, a legtöbb cégnek elég.
- Sofőr jelöli az appban. Egy gombnyomás: „privát mód”. Ilyenkor a rendszer nem rögzít útvonalat, csak a km-állást. GDPR kompatibilis.
- Utólagos jelölés az irodában. Ha a sofőr elfelejtette jelölni, az irodában utólag is átjelölhető.
Mennyit spórol? (konkrét számok)
10 járműves flotta, havi kalkuláció:
| Tétel | Kézi menetlevél | Automatikus (GPS) |
|---|---|---|
| Sofőr idő naponta | 30 perc/fő | 0 perc |
| 10 sofőr x 22 munkanap | 110 óra/hó | 0 óra |
| Irodai ellenőrzés | 10 óra/hó | 2 óra/hó |
| Összesen | 120 óra/hó | 2 óra/hó |
| NAV kockázat | Magas | Nulla |
Ha a sofőr órabérét 3.000 Ft-ra tesszük: 120 óra x 3.000 Ft x 12 hó = 4.320.000 Ft/év megtakarítás. Csak a munkaidőben. A NAV bírság kockázat csökkenése ezen felül van.
A rendszer havi díja: 50.000 Ft. A menetlevél modul benne van, nincs külön díja.
Milyen formátumban kapja meg?
- PDF – NAV ellenőrzéshez, nyomtatáshoz, archiváláshoz
- Excel – könyvelőnek, további feldolgozáshoz, elemzéshez
- API – könyvelő szoftverbe (Kulcs-Soft, Novitax) automatikus átadás
Havi összesítő járművenként és sofőrönként. Éves kimutatás egy kattintással. 5 évre visszamenőleg kereshető, digitálisan archivált.
Kinek ajánljuk különösen?
- Céges autókat üzemeltető cégek – ahol a magán/üzleti szétválasztás kritikus az adózáshoz
- Szállítmányozó cégek – ahol a sofőrök az úton vannak és nem tudnak papírt tölteni
- Bármilyen flotta 5+ járművel – ahol a kézi adminisztráció már nem tartható
Hogyan kezdje el?
Az automatikus menetlevél a BR Works GPS nyomkövető rendszer része. Nincs külön díja. A havi 50.000 Ft fix díj tartalmazza, korlátlan járműre.
- Kérjen ingyenes demót
- Beszereljük a GPS eszközöket (30 perc/jármű)
- Másnap már generálódik az automatikus menetlevél
