A kiindulás: kockásfüzet és káosz
Több száz milliós éves forgalom. Napi 30-50 megrendelés. Sofőrök, raktárosok, diszpécserek. Az egész egy kockásfüzetben.
A megrendeléseket kézzel írták be. A sofőr beosztást fejben tartották. A készpénzes fizetéseket papíron követték. A számlákat kézzel állították ki, napokkal a teljesítés után.
Működött? Valahogy igen. De rengeteg pénz és idő szivárgott el:
- ✗ Sofőrök elfelejtették leadni a készpénzt. Senki nem tudta ki mennyivel tartozik.
- ✗ Számlázás 3-5 napot csúszott, mert a papírok nem értek be időben.
- ✗ Nem látták valós időben hány nyitott megrendelés van.
- ✗ Statisztikák kézzel készültek, havonta egyszer, utólag.
Az első próbálkozás: 7 millió Ft kidobva
Az Amarov Kft. nem először próbálkozott. Korábban megkerestek egy másik ERP szolgáltatót. Kifizettek 7 millió forintot.
Mit kaptak? Egy dobozos rendszert, tele modullal amit soha nem használtak. A szoftver nem az ő folyamataikra volt szabva. Alkalmazkodniuk kellett volna a rendszerhez, nem fordítva.
"A legtöbb ERP cég a saját, évek óta fejlesztett termékét adja el. Telepítik, bekapcsolják a modulokat, és azt mondják: tessék, használja. Ha a cég folyamatai nem illenek bele, az a cég problémája."
A rendszert senki nem használta. Visszamentek a kockásfüzethez. 7 millió forint elúszott.
A mi megközelítésünk: az ő igényeikre szabva
Amikor megkerestek, az első kérdésünk nem az volt hogy "milyen modulokat akar". Az első kérdés: "mi a legnagyobb problémája most?"
A válasz: a készpénzes fizetések nyomon követése. A sofőrök naponta több tízezer, néha százezer forint készpénzt szedtek be. Elfelejtették leadni. Nem a teljes összeget adták le. 3 nap múlva adták le. Senki nem tudta ki mennyivel tartozik.
Ezzel kezdtük.
Megoldás #1: Készpénz nyomon követés
Minden készpénzes fizetés külön kategóriába kerül. A nap végén a sofőr appjában megjelenik: "Ma X Ft készpénzt szedtél be. Ebből Y Ft-ot adtál le. Z Ft-tal tartozol."
"Már csak ezért megérte velünk dolgozni."
- Amarov Kft. vezetőség
Megoldás #2: A "kockásfüzet nézet"
A cégnél dolgoztak kollégák akik 15 éve ott vannak. Utálják a technológiát. A korábbi ERP pont emiatt bukott meg: a csapat nem fogadta el.
Létrehoztunk egy nézetet ami egy az egyben a régi kockásfüzetet hozza vissza. Ugyanaz az elrendezés. Ugyanazok az oszlopok. Csak digitálisan. A kolléga bejelentkezik, és azt látja amit 15 éve megszokott.
De a háttérben a rendszer automatikusan feldolgozza: számlát generál, statisztikát készít, értesítést küld.
A "Napi lista" nézet: a régi kockásfüzet digitális változata. Ismerős elrendezés, de a háttérben automatikus feldolgozás.
Térképes nézet: minden aktív megrendelés a térképen, sofőrönként szűrve. Valós idejű státusz.
Amit a rendszer ma csinál
Az eredmény
Miért bukott a korábbi ERP és miért működött a miénk?
| Szempont | Korábbi ERP (7M Ft) | BR Works megoldás |
|---|---|---|
| Megközelítés | Dobozos termék, modulok bekapcsolása | Az ő folyamataikra építve, nulláról |
| Testreszabás | "Ezt tudja, alkalmazkodjon" | "Mi a problémája? Megoldjuk." |
| Készpénz követés | Nem volt ilyen funkció | Egyedi fejlesztés, pont az igényükre |
| Régi kollégák | "Tanulja meg a rendszert" | "Kockásfüzet nézet" ami ismerős |
| Eredmény | Senki nem használta | Mindenki használja, napi szinten |
Hasonló problémája van?
Ha a cége kinőtte a kockásfüzetet (vagy az Excelt), de a korábbi próbálkozások nem működtek, beszéljünk. 15 perces hívás, megbeszéljük mi a probléma, és megmondjuk meg tudjuk-e oldani.