Két dolog ami pénzbe kerül: ha nincs készleten amit az ügyfél keres, és ha van készleten amit senki nem keres.
Az első esetben elveszíti az eladást. A második esetben a pénze áll a polcon. Mindkettő napi szinten történik a legtöbb magyar KKV-nál. Mert a készletkezelés Excelben vagy fejben történik, nem rendszerben.
Ez a cikk megmutatja hogyan oldja meg egy ERP rendszer a készletkezelést. Konkrét funkciókkal, konkrét számokkal, és valós példákkal.
A készletkezelés két ellensége
1. ellenfél: Készlethiány (stockout)
Az ügyfél rendel. Ön megnézi a raktárt. Nincs. „Sajnos jelenleg nincs készleten, 2 hét múlva érkezik.” Az ügyfél máshol rendeli meg. Ma. Most.
Számok:
- A vásárlók 70%-a máshol vásárol ha a termék nincs készleten (nem vár)
- A B2B ügyfelek 30%-a soha nem tér vissza egy stockout után
- Egy átlagos webshopnál a készlethiány miatti kiesett forgalom havi 5-15% az összbevételből
Ha a havi forgalma 10 millió Ft, a készlethiány havi 500.000-1.500.000 Ft kiesett bevételt jelent. Évente 6-18 millió Ft. Csak azért, mert nem tudta időben, hogy fogy a készlet.
2. ellenfél: Felesleges készlet (overstock)
A másik véglet: „inkább rendelek többet, nehogy kifogyjon”. Eredmény: a raktár tele van, de a pénz a polcon áll. Nem termel, nem kamatozik, csak helyet foglal.
Számok:
- Egy átlagos KKV készletértékének 20-30%-a „holt készlet” (6 hónapja nem mozdult)
- A készlet tartási költsége éves szinten a készletérték 20-30%-a (raktár, biztosítás, avulás, tőkeköltség)
- Ha 10 millió Ft értékű felesleges készlete van, az éves szinten 2-3 millió Ft tartási költség
Egy 50 millió Ft-os raktárkészletű cégnél a felesleges készlet jellemzően 10-15 millió Ft. Ennek tartási költsége éves szinten 2-4,5 millió Ft. Ez a pénz nem termel semmit.
Miért nem működik az Excel készletkezelésre?
Az Excel nem valós idejű. Nem automatikus. Nem figyelmeztet. Nézzük konkrétan:
Probléma 1: Késleltetett adat
A raktáros reggel frissíti az Excelt. Délelőtt 3 rendelés érkezik. A készlet csökken, de az Excel nem tudja. Délután a kolléga megnézi: „van 20 darab”. Valójában 17 van. Vagy 14.
Probléma 2: Nincs automatikus riasztás
Ki figyeli, hogy a „A” termékből már csak 5 darab van, és a szállítási idő 3 hét? Senki. Mert az Excel nem szól. Majd valaki észreveszi. Vagy nem.
Probléma 3: Több raktár, egy Excel
Ha 2-3 raktára van (központi + üzlet + raktár), az Excel nem kezeli. Vagy 3 külön fájl van (és senki nem tudja az összesített készletet), vagy egy fájl van (és senki nem tudja melyik raktárban van a termék).
Probléma 4: Nincs előzmény
Mennyit fogyott a „B” termékből tavaly októberben? Mennyi a szezonális ingadozás? Az Excel nem tárolja az előzményeket automatikusan. Vagy ha igen, senki nem elemzi.
Hogyan oldja meg az ERP?
Az ERP rendszer készletkezelő modulja valós időben, automatikusan, és több raktárra kezeli a készletet. Nézzük a konkrét funkciókat:
1. Valós idejű készletszint
Minden bevételezés, kiadás, és rendelés azonnal frissíti a készletet. Nem kell kézzel beírni. A rendszer tudja: most, ebben a pillanatban, ennyi van.
Ha a kolléga megnézi a készletet délután 3-kor, azt látja ami délután 3-kor van. Nem a reggeli állapotot.
2. Automatikus rendelési pont (reorder point)
Minden termékhez beállíthat egy minimális készletszintet. Ha a készlet ez alá csökken, a rendszer automatikusan jelez. Vagy automatikusan generálja a rendelést a beszállítónak.
Példa: A „C” termék minimális készlete 50 darab. A szállítási idő 10 nap. A napi fogyás átlagosan 5 darab. A rendszer 100 darabnál jelez (50 minimum + 10 nap x 5 darab/nap). Így soha nem fogy ki.
3. Több raktár kezelés
Központi raktár, üzlet, külső raktár, komissiózó terület: mind külön kezelhető, de az összesített készlet is látszik. Raktárak közötti átmozgatás egy kattintás.
Ha az ügyfél kérdezi „van készleten?”, a kolléga azonnal látja: melyik raktárban, mennyi, és mikor szállítható.
4. Vonalkód és QR kód kezelés
Bevételezés: szkennelje a vonalkódot, a rendszer automatikusan növeli a készletet. Kiadás: szkennelje, csökken. Nincs kézi bevitel, nincs elírás, nincs „elfelejtettem beírni”.
Egy kézi vonalkód olvasó 30.000-80.000 Ft. A megtérülés 1-2 hónap, csak a hibák csökkenéséből.
5. Készlet előrejelzés
A rendszer tárolja az előzményeket. Tudja, hogy a „D” termékből decemberben 3x annyi fogy mint júniusban. Előre szól: „Októberben rendeljen 3x annyit, mert decemberben kifogyhat.”
Ez nem mesterséges intelligencia. Ez egyszerű statisztika az elmúlt 1-2 év adataiból. De az Excel nem csinálja meg magától.
6. Készlet értékelés és riportok
Mennyi a raktárkészlet értéke most? Melyik termék forgott a legtöbbet? Melyik áll 90 napja? Melyik beszállító szállít pontosan, melyik késik?
Automatikus havi riport: készletérték, forgási sebesség, holt készlet lista, rendelési javaslatok. PDF-ben a postaládájában, minden hónap 1-jén.
7. Integrált rendeléskezelés
A rendelés beérkezik (webshopból, emailből, telefonból). A rendszer automatikusan lefoglalja a készletet. A raktáros látja a komissiózási listát. A szállítólevél generálódik. A számla készül.
Egy folyamat, egy rendszer. Nem 4 külön szoftver és 3 kézi másolás.
Valós példa: egy 25 fős nagykereskedő
Kiindulás: 3.200 termékcikk, 2 raktár, Excel nyilvántartás. 2 raktáros kezeli a készletet kézzel.
Problémák:
- Heti 5-8 alkalommal ígértek szállítást olyan termékre, ami nem volt raktáron
- 3,2 millió Ft értékű holt készlet (12 hónapja nem mozdult)
- A leltár 2 napig tartott (negyedévente), és mindig 3-5% eltérést mutatott
- A raktárosok napi 1,5 órát töltöttek Excel frissítéssel
Megoldás: ERP rendszer készletkezelő modul + vonalkód olvasók.
Eredmény 4 hónap után:
- Készlethiány miatti kiesett rendelés: heti 5-8-ról heti 0-1-re
- Holt készlet: 3,2 millió Ft-ról 800.000 Ft-ra (a rendszer jelezte, leárazták)
- Leltár eltérés: 3-5%-ról 0,5% alá
- Raktáros adminisztrációs ideje: napi 1,5 óráról 20 percre
- Becsült éves megtakarítás: 4,8 millió Ft (kiesett forgalom + holt készlet + munkaóra)
FIFO, LIFO, és átlagár: melyiket válassza?
A készlet értékelési módszer meghatározza hogyan számolja a készlet értékét és az eladott áru költségét. Az ERP rendszer mindegyiket kezeli, de tudnia kell melyiket választja:
FIFO (First In, First Out)
Amit először vett be, azt adja ki először. A legrégebbi készlet értékén számolja az eladott áru költségét. Romlandó termékeknél kötelező. A legtöbb kereskedelmi cégnek ez a legjobb választás.
Átlagár
Minden bevételezésnél újraszámolja az átlagos beszerzési árat. Egyszerű, kevés adminisztráció. Olyan termékeknél jó, ahol a beszerzési ár gyakran változik.
LIFO (Last In, First Out)
Amit utoljára vett be, azt adja ki először. Magyarországon a számviteli törvény korlátozza a használatát. Ritkán alkalmazzák.
Az ERP rendszer automatikusan számol a választott módszer szerint. Nem kell kézzel kalkulálni. A lényeg: válassza ki az induláskor, és maradjon mellette.
Szezonális készletkezelés
Ha a termékei szezonálisak (fűtés, kerti gépek, iskolakezdés, karácsony), a készletkezelés bonyolultabb. Nem elég a fix minimális készletszint. Szezonálisan kell gondolkodni.
Az ERP rendszer az elmúlt évek adataiból kiszámolja a szezonális mintát. Tudja, hogy szeptemberben 3x annyi fogy az iskolaszerből mint júliusban. Előre szól: augusztusban rendeljen többet.
Enélkül két dolog történik: szeptemberben kifogynak a termékek (kiesett bevétel), vagy egész évben magas készletet tart (felesleges tőkelekötés). Mindkettő pénzbe kerül.
Webshop + ERP készletkezelés
Ha webshopot üzemeltet, a készletkezelés kritikus. Az online vásárló nem vár. Ha a termékoldalon „készleten” van, de valójában nincs, az reklamáció, visszatérítés, és rossz értékelés.
Az ERP rendszer valós időben szinkronizálja a készletet a webshoppal. Ha a boltban eladnak egy terméket, a webshop készlete is csökken. Azonnal. Nem este, nem másnap reggel. Most.
Fordítva is: ha online rendelnek, a bolti készlet is frissül. A kolléga nem adja el ugyanazt a terméket kétszer.
Gyártó cégek készletkezelése
A gyártó cégeknek a készletkezelés összetettebb. Nem csak késztermék készlet van, hanem alapanyag, félkész termék, és csomagolóanyag is.
Az ERP kezeli:
- Darabjegyzék (BOM): a késztermékhez milyen alapanyagok kellenek, milyen mennyiségben
- Alapanyag készlet: ha a késztermékből 100 darabot akar gyártani, van-e elég alapanyag?
- Automatikus alapanyag rendelés: a gyártási terv alapján a rendszer kiszámolja mikor kell rendelni
- Félkész termék nyilvántartás: mi van folyamatban, mikor lesz kész
Hogyan kezdje el?
- Készítsen leltárt. Tudja pontosan mi van a raktárban. Ez a kiindulópont. Ha a jelenlegi nyilvántartás pontatlan, az ERP-be is pontatlan adat kerül.
- Határozza meg a termékcsoportokat. Melyik termékek a legfontosabbak (A kategória: magas forgalom, magas érték)? Ezekkel kezdje.
- Állítsa be a minimális készletszinteket. Minden A kategóriás termékhez: mennyi a minimum, mennyi a szállítási idő, mennyi a napi fogyás.
- Vezesse be a vonalkódos bevételezést. Ez a legnagyobb azonnali hatás: nulla kézi bevitel, nulla elírás.
- Figyelje a riportokat. Havi 1 alkalommal nézze meg: mi a holt készlet, mi fogyott gyorsan, hol volt hiány. Korrigáljon.
Mennyibe kerül?
| Tétel | Költség |
|---|---|
| ERP készletkezelő modul (havi) | 50.000-150.000 Ft |
| Vonalkód olvasó (2 db) | 60.000-160.000 Ft (egyszeri) |
| Vonalkód nyomtató | 40.000-100.000 Ft (egyszeri) |
| Bevezetés, betanítás | 200.000-500.000 Ft (egyszeri) |
| Első éves költség | 900.000-2.500.000 Ft |
Összehasonlításként: a készlethiány és felesleges készlet éves költsége egy átlagos KKV-nál 3-10 millió Ft. A rendszer az első évben megtérül.
Összefoglalás
A készletkezelés nem raktári feladat. Pénzügyi feladat. Minden felesleges termék a polcon: befagyott tőke. Minden hiányzó termék: elveszett bevétel.
Az ERP rendszer nem varázslat. Egyszerűen valós időben mutatja ami van, jelez ha fogy, és automatikusan rendel ha kell. Ennyi. De ez az „ennyi” havi százezreket, éves szinten milliókat jelent.
Kérjen ingyenes készletkezelési konzultációt
A BR Works ERP rendszer beépített készletkezelő modullal, vonalkód támogatással, és automatikus rendelési pontokkal dolgozik. Fix havidíj, korlátlan termék és raktár. KKV-knak és gyártó cégeknek egyaránt.
